Dans un cabinet médical, chaque appel compte. Qu’il s’agisse d’une urgence, d’un simple rendez-vous ou d’un patient ou d’un client inquiet, le téléphone est souvent la première porte d’entrée. Pourtant, mal gérés, les appels peuvent vite devenir source de stress, d’interruptions… et de frustration pour tout le monde. Alors, comment optimiser cette gestion pour offrir un accueil chaleureux et professionnel tout en préservant la sérénité du cabinet ? Comment bien gérer les appels téléphonique dans un cabinet médical ?
Voici 5 conseils clés pour y parvenir.
- Mettre en place des horaires de disponibilité téléphonique
Limiter les appels à certaines plages horaires permet de :
- Mieux gérer les flux d’appels
- Éviter les interruptions pendant les consultations
- Prévenir les patients/les clients des moments propices pour appeler
💡 Astuce : Indiquez clairement ces horaires sur la boîte vocale, votre site internet, votre fiche Google, et en salle d’attente.
- Déléguer la gestion des appels à un télésecrétariat
C’est LA solution idéale pour rester concentré sur vos consultations, votre travail en cours, sans perdre en qualité d’accueil.
Un télésecrétariat formé peut :
- Répondre aux appels à votre nom
- Gérer l’agenda et les urgences
- Filtrer les appels inutiles
- Transmettre les messages de manière claire et organisée
👉 Optimicall, par exemple, offre ce service sur-mesure pour les professionnels de santé , en s’adaptant à votre rythme et à vos préférences.
- Utiliser un message d’accueil clair et rassurant
La messagerie vocale doit être :
- Courte mais complète (nom, spécialité, horaires d’ouverture, consignes en cas d’urgence)
- Actualisée régulièrement
- Professionnelle et agréable à écouter
Exemple :« Bonjour, vous êtes bien sur la ligne du cabinet du Dr Dupont. Le cabinet est ouvert du lundi au vendredi de 8h à 17h. Pour toute urgence, composez le 15. veuillez patienter, nous allons prendre votre appel. »
- Adopter un logiciel de gestion d’agenda partagé
Un bon outil permet à toute l’équipe (ou au télésecrétariat) de :
- Visualiser les disponibilités en temps réel
- Ajouter ou annuler un rendez-vous facilement
- Noter les consignes spécifiques (patients prioritaires, urgences, etc.)
Bonus : certains outils permettent même aux patients de prendre RDV en ligne, réduisant considérablement les appels.
- Prendre le temps d’analyser les appels
Sur une semaine ou un mois :
- Combien d’appels recevez-vous ?
- À quelles heures sont-ils les plus fréquents ?
- Quels sont les motifs les plus courants ?
Ces données permettent d’adapter les plages d’ouverture, le nombre de lignes ou encore le message d’accueil.
En résumé, comment bien gérer les appels téléphonique dans un cabinet médical ?
Bien gérer les appels dans un cabinet médical, c’est important …c’est une question d’organisation… mais aussi de délégation. En structurant vos horaires, vos outils et en faisant appel à un service de télésecrétariat fiable, vous offrez une meilleure expérience à vos patients tout en soulageant votre quotidien.
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